ПОРЯДОК
проведення перевірок та аудитів відділом внутрішнього контролю та аудиту виконавчого комітету Кременчуцької міської ради
Кременчуцького району Полтавської області
1. Загальна частина
1.1. Порядок проведення перевірок та аудитів відділом внутрішнього контролю та аудиту виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Кременчуцького району Полтавської області (надалі – Порядок) визначає процедуру проведення відділом внутрішнього контролю та аудиту виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Кременчуцького району Полтавської області (надалі – Відділ) перевірок та внутрішніх аудитів в бюджетних установах, що фінансуються з бюджету Кременчуцької міської територіальної громади, підприємствах комунальної форми власності, підпорядкованих Кременчуцькій міській раді Кременчуцького району Полтавської області та на підприємствах, в установах та організаціях, які отримують (отримували в період, який перевіряється) кошти з бюджету Кременчуцької міської територіальної громади або використовують (використовували в період, який перевіряється) комунальне майно (надалі - об’єкти контролю).
1.2. Перевірка – комплекс заходів, спрямований на здійснення контролю за використанням і збереженням фінансових ресурсів, необоротних та інших активів, правильністю визначення потреби в бюджетних коштах та взяття зобов’язань, станом і достовірністю бухгалтерського обліку та фінансової звітності підконтрольних установ з метою виявлення недоліків і порушень. Перевірка повинна забезпечувати виявлення фактів, що призвели чи можуть призвести до порушення законодавства, встановлення осіб, відповідальних за здійснення операцій, проведених з порушенням законодавства. За результатами перевірки керівництву об’єкта контролю пред’являються вимоги щодо усунення та недопущення в подальшому виявлених порушень.
1.3. Внутрішній аудит – діяльність працівників Відділу, спрямована на удосконалення системи управління, попередження фактів незаконного та неефективного використання комунальних ресурсів, запобігання виникненню помилок чи інших недоліків у діяльності об’єктів контролю.
1.4. Об’єктом внутрішнього контролю та аудиту є діяльність підконтрольних об’єктів в повному обсязі або з окремих питань.
1.5. У цьому Порядку наведені нижче терміни вживаються у такому значенні:
акт перевірки - документ, який складається посадовими особами Відділу, які проводили перевірку, фіксує факт її проведення та результати;
об’єкт контролю - підконтрольна установа, щодо якої Відділ має повноваження та підстави для проведення перевірки та аудиту відповідно до цього Порядку;
посадові особи Відділу - працівник або група у складі двох і більше працівників Відділу, які в межах компетенції Відділу проводять перевірку, аудит;
фінансово-господарська діяльність об’єкта контролю - сукупність рішень, дій та операцій, які об'єкт контролю приймає та здійснює в частині володіння, використання та розпорядження фінансовими ресурсами, необоротними та іншими активами.
1.6. З метою отримання необхідної інформації для проведення перевірки та внутрішнього аудиту та підтвердження повноти відображення в обліку об’єкта контролю розрахунків посадові особи Відділу можуть направляти запити до державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій будь-якої форми власності тощо.
1.7. Про проведення перевірок та аудитів об’єкти контролю не повідомляються до їх початку.
1.8. Керівники об’єктів контролю забезпечують посадовим особам Відділу місце для роботи, створення умов для зберігання документів, можливість користування зв’язком, комп’ютерною, розмножувальною та іншою технікою, папером, а також надання інших послуг для виконання службових обов’язків працівників Відділу.
1.9. При проведенні перевірок та аудитів посадові особи Відділу неухильно дотримуються Кодексу етики працівників підрозділу внутрішнього аудиту, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 29.09.2011 № 1217.
2. Організація і проведення перевірок
2.1. На проведення перевірки першим заступником міського голови керівнику Відділу видається доручення, в якому зазначається назва об’єкта контролю, строк проведення перевірки та період, за який буде проводитись перевірка.
2.2. Після отримання доручення на проведення перевірки керівником Відділу складається в двох примірниках програма перевірки, в якій визначаються найменування об’єкта контролю, тема, період та питання, що підлягають перевірці відповідно до компетенції Відділу. Програма затверджується першим заступником міського голови.
На підставі затвердженої програми у разі проведення перевірки декількома працівниками Відділу керівником групи, якому доручено проведення перевірки, складається робочий план перевірки, який затверджується керівником Відділу.
Під час проведення перевірки керівником Відділу за письмовим погодженням першого заступника міського голови можуть вноситися зміни до програми перевірки, та в подальшому керівником робочої групи - до робочого плану.
Один примірник програми перевірки видається керівнику об’єкта контролю чи його заступнику під розписку на примірнику Відділу перед початком перевірки для ознайомлення. Якщо керівник об’єкта контролю чи його заступник відмовляється від підпису, це зазначається у вступній частині акта перевірки.
2.3. Склад, кількість посадових осіб Відділу та строки проведення ними перевірок визначаються керівником Відділу з урахуванням обсягу передбачених програмою перевірки питань та в межах визначеної її тривалості - 30 робочих днів. За зверненням керівника Відділу першим заступником міського голови строк проведення перевірки може бути продовженим понад 30 робочих днів ще на строк до 15 робочих днів.
2.4. До участі в перевірці за письмовим зверненням першого заступника міського голови на підставі службової записки керівника Відділу можуть залучатися працівники інших підрозділів виконавчого комітету, підприємств, установ та організацій.
2.5. На проведення перевірки на кожну посадову особу Відділу та залученого спеціаліста оформляється в двох примірниках направлення встановленого зразка (додаток до Порядку), що реєструється в окремому журналі.
2.6. Перед початком перевірки посадові особи Відділу та залучені спеціалісти повинні під розписку на примірнику Відділу видати керівнику об’єкта контролю чи його заступнику направлення на проведення перевірки, та пред’явити оригінал доручення на проведення перевірки з наданням можливості його копіювання.
Якщо керівник об’єкта контролю чи його заступник відмовляється від підпису направлення, про це зазначається у вступній частині акта перевірки.
2.7. У разі продовження строку проведення перевірки посадові особи Відділу та залучені спеціалісти зобов’язані пред’явити керівнику об’єкта контролю чи його заступнику направлення з продовженим строком проведення перевірки.
2.8. Перевірка проводиться шляхом:
документальної перевірки, що передбачає контроль за установчими, фінансовими, бухгалтерськими (первинними і зведеними) документами, статистичною, фінансовою та бюджетною звітністю, господарськими договорами, розпорядчими та іншими документами об’єкта контролю, пов’язаними з плануванням і провадженням фінансово-господарської діяльності, веденням бухгалтерського обліку, складенням фінансової звітності (далі - документи об’єкта контролю); у разі ведення бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів зберігання і обробки інформації на вимогу посадової особи Відділу керівник об’єкта контролю повинен забезпечити оформлення відповідних документів на паперовому носії; надання документів об’єкта контролю посадовим особам Відділу забезпечується керівником об’єкта контролю чи його заступником;
фактичної перевірки, що передбачає контроль за наявністю грошових коштів, цінних паперів, бланків суворої звітності, оборотних і необоротних активів, інших матеріальних і нематеріальних цінностей шляхом ініціювання проведення інвентаризації, обстеження та контрольних обмірів виконаних робіт.
2.9. Посадові особи Відділу мають право на усну вимогу без перешкод одержувати в повному обсязі необхідні для перевірки документи, інформацію та відомості з баз даних, вимагати від керівників об’єкта контролю організацію та проведення фактичної перевірки, в тому числі і в присутності посадових осіб Відділу, та за участю матеріально-відповідальних осіб, а у разі перевірки обсягу виконаних робіт - також представників суб’єкта господарювання - виконавців робіт.
Фактична перевірка здійснюється станом на дату її проведення незалежно від періоду, що підлягає перевірці. Для підтвердження результатів фактичної перевірки та фактів, що стосуються періоду, який підлягає перевірці, посадові особи Відділу можуть перевіряти документи об’єкта контролю і за інші періоди фінансово-господарської діяльності об’єкта контролю.
2.10. Для з’ясування окремих обставин фінансово-господарської діяльності об’єкта контролю посадові особи Відділу можуть вимагати письмові пояснення від працівників об’єкта контролю.
Особам, від яких вимагаються пояснення, вручається під особистий підпис про отримання чи через канцелярію об’єкта контролю відповідний перелік питань.
Якщо працівники об’єкта контролю відмовляються від надання письмових пояснень, цей факт фіксується в акті перевірки.
2.11. Посадові особи Відділу можуть вимагати від об’єкта контролю копії документів, засвідчені в установленому порядку, і долучають їх до матеріалів перевірки.
Якщо керівники об’єкта контролю відмовляються від надання завірених копій документів, це зазначається в акті перевірки.
2.12. Перевірка може бути зупинена у разі необхідності термінового виконання інших завдань відповідно до повноважень, покладених на Відділ. При цьому перевірка повинна бути закінчена протягом 60 робочих днів.
2.13. У разі недопущення посадових осіб Відділу до проведення перевірки та ненадання необхідних для перевірки документів, наявності інших об’єктивних і незалежних від Відділу обставин, що унеможливлюють або перешкоджають проведенню перевірки, посадовою особою Відділу складається доповідна записка із зазначенням відповідних причин, та про такий факт керівником Відділу повідомляється перший заступник міського голови чи міський голова.
2.14. Результати перевірки оформляються актом на бланку Відділу, який складається на паперовому носії державною мовою і повинен мати наскрізну нумерацію сторінок (перша сторінка не нумерується).
За результатами проведення перевірки з окремих питань програми посадовими особами Відділу та залученими спеціалістами, які проводили перевірку в складі групи, можуть за рішенням керівника групи складатися довідки, що підписуються відповідною посадовою особою Відділу чи спеціалістом. Довідки складаються на звичайних аркушах паперу, видаються керівнику групи для прийняття рішення щодо включення до акта перевірки викладених в них фактів та долучаються до матеріалів перевірки.
2.15. Акт перевірки підписується посадовою особою Відділу, яка проводила перевірку, чи керівником групи та керівником і головним бухгалтером об’єкта контролю.
2.16. Акт перевірки складається у двох примірниках: перший - для Відділу, другий - для об’єкта контролю. Для унеможливлення підробки примірники акта візуються посадовою особою Відділу на кожній сторінці із зазначенням на останній сторінці загальної кількості сторінок.
2.17. Після складення акта перевірки посадова особа Відділу, яка проводила перевірку, підписує всі його примірники та забезпечує реєстрацію в журналі реєстрації актів перевірок.
Один примірник акта перевірки надається для ознайомлення і підписання об’єкту контролю після закінчення перевірки одним із таких способів: особисто під розписку керівнику чи головному бухгалтеру об’єкта контролю або через канцелярію з відміткою на примірнику акта, що залишається у Відділі, про дату реєстрації в журналі вхідної кореспонденції об’єкта контролю та підписом працівника канцелярії (відділу), який здійснив реєстрацію.
2.18. Керівник, головний бухгалтер об’єкта контролю зобов’язані ознайомитися з актом перевірки та у разі погодження з викладеними у ньому фактами підписати отриманий примірник акта. У разі наявності заперечень (зауважень) щодо змісту акта перевірки керівник, головний бухгалтер підписують його із застереженням.
Підписаний примірник акта перевірки об’єкт контролю зобов’язаний повернути у Відділ у строк не пізніше ніж 3 робочих дні після отримання. У разі ненадходження до Відділу підписаного примірника акта перевірки Відділ здійснює реалізацію матеріалів перевірки за примірником, який залишився у Відділі, з обов’язковим інформуванням про факт відмови від підписання акта першого заступника міського голови.
2.19. В день надходження підписаного керівником і головним бухгалтером об’єкта контролю примірника акта перевірки Відділ видає об’єкту контролю другий примірник акта перевірки.
2.20. У разі підписання акта перевірки із запереченнями (зауваженнями) керівник об’єкта контролю у строк не пізніше ніж 2 робочих дні після повернення Відділу одного примірника акта перевірки повинен подати йому письмові заперечення (зауваження). Якщо протягом цього строку заперечення (зауваження) щодо акта не надійдуть, то Відділ вживає відповідні заходи для реалізації результатів перевірки. Заперечення (зауваження), що надійшли з порушенням встановленого строку, при інформуванні першого заступника міського голови про результати перевірки не враховуються.
2.21. Керівник Відділу аналізує правильність обґрунтувань, викладених у запереченнях (зауваженнях), і враховує їх при інформуванні про результати перевірки. З метою уточнення викладених у запереченнях (зауваженнях) фактів посадові особи Відділу мають право вимагати від об’єкта контролю необхідні для перевірки документи та додаткові пояснення.
2.22. Про результати перевірки керівником Відділу міському голові чи першому заступнику міського голови в строк до 10 робочих днів після реєстрації акта перевірки у Відділі подається інформація, що містить стислий опис встановлених порушень, має посилання на нормативний документ, вимоги якого порушено, та із зазначенням посадових осіб об’єкта контролю, відповідальних за фінансово-господарську діяльність за період, в якому встановлено порушення.
2.23. У міру виявлення перевіркою порушень законодавства посадові особи Відділу, не чекаючи її закінчення, мають право усно рекомендувати керівникам об’єкта контролю невідкладно вжити заходів для їх усунення та запобігання у подальшому.
2.24. Якщо вжитими в період перевірки заходами не забезпечено повне усунення виявлених порушень, Відділом у строк не пізніше ніж 10 робочих днів після реєстрації акта перевірки міському голові чи першому заступнику міського голови подається проєкт вимог об’єкту контролю щодо усунення виявлених перевіркою порушень із зазначенням строку зворотного інформування та рекомендацій щодо вжиття заходів з метою подальшого їх недопущення.
2.25. Про усунення виявлених перевіркою фактів порушення законодавства об’єкт контролю у визначений строк повинен інформувати Відділ з поданням завірених копій первинних, розпорядчих та інших документів, що підтверджують усунення порушень. Відділом можуть здійснюватися перевірки стану виконання пред’явлених об’єкту контролю за результатами перевірок вимог.
2.26. Після розгляду юридичним департаментом виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Кременчуцького району Полтавської області інформації про результати перевірки (за потребою – матеріалів перевірки) та проєкту вимог об’єкту контролю щодо усунення виявлених перевіркою порушень міським головою чи першим заступником міського голови за результатами перевірки приймається відповідне рішення.
2.27. Матеріали перевірки (акт з додатками, програма та робочий план перевірки, доручення на її проведення, направлення на проведення перевірки, інформація за її результатами, вимоги керівнику об’єкта контролю та відповідь об’єкта контролю про усунення порушень) Відділом формуються в окрему справу, до якої складається внутрішній опис.
2.28. Акт перевірки з дозволу першого заступника міського голови може бути наданий працівникам інших структурних підрозділів виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Кременчуцького району Полтавської області. В матеріалах справи залишається відповідна розписка про його отримання.
3. Організація і проведення аудитів
3.1. Внутрішні аудити проводяться за дорученням першого заступника міського голови, в якому зазначається назва об’єкта контролю, строк проведення аудиту, напрям, тема внутрішнього аудиту та період діяльності, який ним охоплюється (для фінансового аудиту, аудиту відповідності).
3.2. Після отримання доручення на проведення аудиту керівником Відділу складається програма, яка затверджується першим заступником міського голови. Внесення змін до програми внутрішнього аудиту здійснюється в порядку її затвердження.
3.3. Строк проведення аудиту ефективності становить до 45 робочих днів, а строки проведення фінансового аудиту та аудиту відповідності - до 30 робочих днів. Ці строки можуть бути продовжені до 15 робочих днів. Строки проведення внутрішнього аудиту не включають строки, пов’язані із його організацією.
3.4. Залучення експерта іншого органу влади до проведення внутрішнього аудиту здійснюється за письмовим погодженням з керівником органу, в якому працює цей експерт.
3.5. Проведення внутрішнього аудиту передбачає збір аудиторських доказів працівниками Відділу із застосуванням методів, методичних прийомів і процедур, що забезпечують обґрунтованість висновків за його результатами.
3.6. Працівники Відділу самостійно визначають методи, методичні прийоми та процедури, які застосовуються під час внутрішнього аудиту, залежно від його об’єкта.
3.7. Під аудиторським доказом розуміється зібрана та задокументована інформація, яку використовує працівник Відділу з метою обґрунтування висновків за результатами внутрішнього аудиту.
3.8. Достовірність офіційної документації та інформації, наданої працівникам підрозділу внутрішнього аудиту для внутрішнього аудиту, забезпечується посадовими особами установи, що її склали, затвердили, підписали чи засвідчили.
3.9. Документальне оформлення внутрішнього аудиту складається з двох видів документів - робочих та офіційних.
3.10. Робочі документи - це записи (форми, таблиці), за допомогою яких працівник Відділу фіксує проведені прийоми та процедури внутрішнього аудиту, тести, отриману інформацію і відповідні висновки, які здійснюються під час його проведення. До робочої документації вноситься інформація, яка підтверджує висновки, викладені в аудиторському звіті. Після закінчення внутрішнього аудиту робочі документи підлягають обов’язковому збереженню у справах Відділу.
3.11. Офіційним документом є аудиторський звіт - документ, складений за результатами внутрішнього аудиту, який містить відомості про хід внутрішнього аудиту, стан системи внутрішнього контролю, аудиторський висновок. До аудиторського звіту додаються рекомендації щодо удосконалення діяльності установи залежно від характеру виявлених проблем.
Аудиторський звіт складається із вступної, аналітичної та підсумкової частин.
3.12. Аудиторський висновок може бути:
3.13. Рекомендації за результатами внутрішнього аудиту повинні містити конструктивні пропозиції про удосконалення тих аспектів діяльності підприємства, установи тощо, щодо яких проводився внутрішній аудит.
Рекомендації за результатами внутрішнього аудиту повинні бути спрямованими на усунення усіх встановлених недоліків, порушень, відхилень та мати на меті удосконалення діяльності підприємства, установи тощо.
Рекомендації повинні базуватись на аудиторських висновках, чітко формулюватись та мати відповідний алгоритм їх застосування. Рекомендації підписуються керівником аудиторської групи та її членами.
Рекомендації подаються разом із аудиторським звітом.
3.14. Аудиторський звіт складається у одному примірнику, підписується керівником аудиторської групи та її членами.
Проєкт аудиторського звіту з рекомендаціями передається керівником аудиторської групи для ознайомлення відповідальним за діяльність у спільно узгоджені строки.
Після ознайомлення проєкт аудиторського звіту та рекомендації обговорюються аудиторською групою та відповідальними за діяльність
у спільно визначену ними дату.
3.15. На аркуші аудиторського звіту під підписами аудиторської групи навпроти слова «ознайомлений» відповідальним за діяльність ставиться підпис, що засвідчує його ознайомлення із аудиторським звітом, із зазначенням посади, прізвища та ініціалів. У разі відмови відповідального за діяльність від проставлення підпису навпроти слова «ознайомлений» робиться про це запис.
3.16. У разі, якщо за результатами обговорення відповідальний за діяльність не погоджується з висновками аудиторського звіту та рекомендаціями, протягом 15-ти робочих днів він надає керівнику аудиторської групи обґрунтовані коментарі за своїм підписом.
3.17. Керівник аудиторської групи розглядає такі коментарі та готує письмовий висновок щодо їх обґрунтованості.
3.18. Інформація про результати внутрішнього аудиту та аудиторські рекомендації надаються міському голові чи першому заступнику міського голови для прийняття відповідного рішення.
3.19. Керівник Відділу забезпечує організацію здійснення моніторингу результатів впровадження рекомендацій для того, щоб впевнитися в тому, що відповідальні за діяльність розпочали ефективні дії, спрямовані на їх виконання, або керівництво установи взяло на себе ризик
невиконання таких рекомендацій. Здійснення моніторингу впровадження аудиторських рекомендацій передбачає здійснення заходів працівниками Відділу щодо отримання інформації від відповідальних за діяльність про результати реалізації аудиторських рекомендацій.
3.20. Матеріали аудиту (доручення на проведення аудиту, програма, офіційна та робоча документація з додатками, відомості про заходи, вжиті за результатами внутрішнього аудиту тощо) Відділом формуються в окрему справу, до якої складається внутрішній опис.