Посада

відповідальної

особи

П.І.Б.

відповідальної особи, контактний телефон

Основні посадові обов’язки

Начальник управління

по роботі з документами

Сидорок Наталія Борисівна

тел. 74-39-74

- здійснює керівництво роботою управління;

- забезпечує виконання планів роботи виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Кременчуцького району Полтавської області з питань, що стосуються роботи управління та планів роботи управління;

- здійснює прийом проєктів розпоряджень та рішень виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Кременчуцького району Полтавської області, погоджених з усіма зацікавленими організаціями і службовими особами, від департаментів, управлінь та відділів міської ради та інших організацій.

Завідувач сектору розпорядчої документації

Богомол Наталя Сергіївна

тел. 74-39-74

- здійснює комп’ютерний облік та реєстрацію прийнятих рішень виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Кременчуцького району Полтавської області, розпоряджень міського голови;

- здійснює опрацювання та сканування оригіналів рішень виконавчого комітету та заносить фотокопії до банку даних;

- здійснює розмноження в достатній кількості, доведення до виконавців робочих примірників рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови;

- здійснює підготовку та реєстрацію розпоряджень про службові відрядження;

- здійснює своєчасне внесення запису щодо внесення змін, втрати чинності, скасування рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови;

- надає методичні рекомендації в питаннях ведення діловодства в департаментах, управліннях, відділах та інших структурних підрозділах міської ради;

- контролює своєчасне занесення до баз даних проєктів рішень виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Кременчуцького району Полтавської області;

- оприлюднює рішення виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Кременчуцького району Полтавської області та їх проєкти в системі "Електронний виконком" в межах повноважень;

- готує інформації про розпорядження міського голови, підписні між засіданнями виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Кременчуцького району Полтавської області;

- готує проєкти порядків денних засідань виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Кременчуцького району Полтавської області. 

Завідувач сектору з питань документообігу 

Федосенко Юлія Іванівна

тел. 74-39-87

- приймає від установ, організацій, структурних підрозділів та працівників виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Кременчуцького району Полтавської області  документи, перевіряє правильність оформлення документів, наявність додатків, що вказані в документі;

- попередньо розглядає службові документи, відбирає, визначає їх подальший рух, готує документи на доповідь та реєструє кореспонденцію для міського голови, секретаря міської ради, його заступників та керуючого справами виконкому міської  ради;

- контролює своєчасний розгляд службових документів: технічний контроль за виконанням структурними підрозділами виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Кременчуцького району Полтавської області актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голови Полтавської обласної державної адміністрації, за виконанням службових документів, резолюцій керівництва виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Кременчуцького району Полтавської області; проводить випереджувальний моніторинг строків виконання службових документів, резолюцій керівництва виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Кременчуцького району Полтавської області, друкує, проводить відправлення нагадувань про строки виконання документів;

- складає перелік невиконаних у встановлений термін (строк) документів та передає його на розгляд керівництву виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Кременчуцького району Полтавської області;

- контролює стан виконавської дисципліни та готує інформації з цього питання;

- приймає проєкти відповідей, погоджених з усіма  особами, реєструє документи за підписом міського голови, його заступників, секретаря міської ради, керуючого справами виконкому міської ради та вносить необхідні дані до електронної реєстраційно-контрольної картки;

-  видає та обліковує використання поштових марок, конвертів;

- складає номенклатуру справ службових документів;

- надає необхідну методичну допомогу департаментам, управлінням та відділам, структурним підрозділам міської ради в організації роботи по веденню діловодства.

Спеціаліст І категорії сектору з питань документообігу

Барильченко Лілія Олександрівна

тел. 74-39-87

- відповідальна за роботу із запитами і зверненнями депутатів усіх рівнів;

- приймає та реєструє запити, звернення депутатів усіх рівнів та контролює їх своєчасне виконання; 

- ознайомлює та доводить до виконавців документи згідно з резолюціями керівництва виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Кременчуцького району Полтавської області;

- реєструє листи за підписом міського голови, його заступників, секретаря міської ради, керуючого справами виконкому міської ради та вносить необхідні дані до електронної реєстраційно-контрольної картки;

- контролює стан виконавської дисципліни по роботі із запитами і зверненнями депутатів усіх рівнів та готує інформацію з цих питань;

- проводить випереджувальний моніторинг строків виконання запитів і звернень депутатів усіх рівнів, проодить відправлення нагадувань про строки виконання резолюцій керівників, що стосуються запитів та звернень депутатів;

- надає необхідну методичну допомогудепартаментам, управлінням та відділам, структурним підрозділам комітету міської в організації роботи по веденню діловодства.

Завідувач сектору  забезпечення доступу до публічної інформації

Петренко Світлана Василівна

тел. 74-39-87

- відповідає за роботу із запитами на публічну інформацію, а саме: надає консультації під час оформлення запиту на публічну інформацію, попередньо розглядає запити на публічну інформацію, перевіряє наявність необхідних реквізитів та реєструє запити на публічну інформацію в день їх надходження в електронній реєстраційно-контрольній картці; контролює розгляд запитів на публічну інформацію; обліковує запити на публічну інформацію та узагальнює і аналізує дані про розгляд запитів; 

- формує реєстр публічної інформації та вносить дані;

- приймає та реєструє документи, отримані електронною поштою та переадресовує листи в разі потреби;

- за дорученням керівництва готує проєкти організаційно-розпорядчих документів у межах повноважень;

- приймає проєкти відповідей та листів по запитах на публічну інформацію, вихідних листів, погоджених з усіма зацікавленими організаціями і службовими особами, від відділів, управлінь, департаментів виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Кременчуцького району Полтавської області та інших організацій, після підпису їх реєструє та вносить реєстраційні дані до електронної реєстраційно-контрольної картки;

- надає методичні рекомендації в питаннях ведення діловодства по запитах на публічну інформацію в департаментах, управліннях, відділах та інших структурних підрозділах міської ради;

- бере участь у підготовці та проведенні семінарів, навчань та нарад з питань, що належать до його компетенції;

- оприлюднює розпорядження міського голови, розміщує та оновлює інформацію на вебсторінці управління, у розділі «Публічна інформація» та на Єдиному державному вебпорталі відкритих даних з питань, що належать до його компетенції.

Спеціаліст І категорії сектору  забезпечення доступу до публічної інформації

Роговенко Наталія Станіславівна

тел. 74-39-74

- здійснює підготовку та передавання справ на державне зберігання, веде поточний облік документів постійного зберігання, організовує підготовку та вивезення документів для знищення;

- здійснює опрацювання та оформлення паспорта архіву виконавчого комітету, відповідає за облік та зберігання сформованих справ;

- складає та оформлює номенклатуру справ виконавчого комітету;

- здійснює контроль за впровадженням номенклатури справ та перевірку стану роботи з документами у структурних підрозділах;

- здійснює складання підсумкового запису про категорії та кількість справ виконавчого комітету;

- здійснює ведення реєстру колегіальних органів (постійнодіючих, тимчасових комісій та комітетів, рад, робочих груп тощо).

Провідний спеціаліст сектору розпорядчої документації

Шульга Наталія Миколаївна

тел. 74-39-74

- здійснює комп’ютерний облік та реєстрацію прийнятих рішень виконавчого комітету;

- здійснює ведення електронної реєстраційної бази даних прийнятих рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови;

- забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи;

- здійснює контроль за своєчасним занесенням до банку даних проектів рішень виконавчого комітету;

- здійснює оприлюднення рішень виконавчого комітету та їх проєктів в системі "Електронний виконком";

- здійснює розмноження в достаній кількості та доведення до виконавців робочих примірників рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови;

- складає номенклатуру справ документів, що стосуються діяльності управління по роботі з документми;

- групує у справи відно до минулорічної номенклатури справ закінчені (виконані) у минулому діловодному році документи;

- доводить під підпис або поштою до виконавців документи, робочі примірники рішень виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Кременчуцького району Полтавської області та розпорядження міського голови;

- закриває підсумковим записом номенклатуру справ, які формує;

- копіює документи згідно з резолюціяи керівництва виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Кременчуцького району Полтавської області.

Моргунець Ярослава Анатоліївна

тел. 74-39-87

- готує, реєструє, обліковує розпорядження про відрядження та отримання днів відпочинку за відрядження у вихідні дні;

- готує, здійснює реєстрацію, облік розпорядчої документації;

- оформлює та друкує протоколи засідань виконавчого комітету відповідно до порядку денного згідно з інструкцією з діловодства виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Кременчуцького району Полтавської області;

- оприлюднює протоколи засідань виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Кременчуцького району Полтавської області на офіційному вебпорталі  Кременчуцької міської ради Кременчуцького району Полтавської області та виконавчого комітету;

- за дорученням керівництва готує проєкти організаційно-розпорядчих документів, відповідей;

- заповнює відомості на розсилку робочих примірників розпорядчих документів;

- вносить дані до реєстрів в межах повноважень;

- відправляє кореспонденцію, вручає документи виконавцям під підпис, опрацьову та сканує оригінали рішень виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Кременчуцького району Полтавської області та заносить фотокопії до банку даних виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Кременчуцького району Полтавської області;

- забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи;

- здійснює ведення електронних баз даних у межах повноважень.

Діловод сектору з питань документообігу

Тонковська Ліана Федорівна

тел. 74-39-87

- здійснює приймання від установ, організацій, структурних підрозділів та працівників виконавчого комітету службових листів, заяв, запитів та звернень депутатів усіх рівнів;

- здійснює занесення реєстраційних даних до електронної реєстраційно-контрольної картки та іншої інформації: кому на розгляд іде документ тощо;

- здійснює проставляння відміток про контроль з установленням строків виконання документів, проходження та виконання документів відповідно до інструкції з діловодства виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Кременчуцькогого району Полтавської області;

- забезпечує організацію діловодства відповідно до чинних правил, контроль за строками проходження документів, готує інформаційні документи з цих питань;

- здійснює опрацювання документів, що повернулися з доповіді: занесення до електронної реєстраційно-контрольної картки відомостей про проходження документів, резолюції керівників, строки виконання документів, отримання відповідей, закриття документів тощо;

- здійснює копіювання документів згідно з резолюціями керівництва виконавчого комітету;

- здійснює доставку і вручення документів до структурних підрозділів міської ради;

- здійснює формування справ відповідно до номенклатури справ, за винятком справ, що стосуються діловодства управління.