Особою, відповідальною за сплату податку, у такому випадку буде податковий агент.
Податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику
податку під звіт та не повернутої ним у встановлений строк, є особа, що видала таку суму,             а саме:

а) на відрядження – у сумі, що перевищує суму витрат платника податку на таке
відрядження, розрахованій згідно з підпунктом 170.9 статті 170 Кодексу;

б) під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що
їх видала, – у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання
таких дій (п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу України, далі - Кодекс).

У разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи
корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент,
чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або
відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом
інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий
платіжний інструмент (п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Кодексу).

Документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання
окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують
суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних
інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті
платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти/електронні
гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, розмір яких
розрахований згідно з підпунктом 170.9.1 пункту 170.9 статті 170 Кодексу,
здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи,
яка видала кошти/електронні гроші під звіт.

У разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для проведення розрахунків платіжний інструмент, включаючи
корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент,
чи його реквізити та списання коштів/електронних грошей за понесеними витратами
здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли платник податку завершує
таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, строки,
установлені цим підпунктом, продовжуються на один календарний місяць (п.п. 170.9.3                   п. 170.9 ст. 170 Кодексу).

Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, складається та подається платником податку в аналогічні строки (п.п. 170.9.4 п. 170.9      ст. 170 Кодексу).

Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, складається та подається платником податку у паперовій або електронній формі                     (з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронний
документообіг» та «Про електронні довірчі послуги») у разі:

а) наявності оподатковуваного доходу з метою розрахунку суми податку;

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи
отриману із застосуванням платіжних інструментів).

У разі якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, для проведення
розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових
витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, звіт про використання коштів/
електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, не складається і не подається
(п.п. 170.9.4 п. 170.9 ст. 170 Кодексу).

Більш детально читайте в інформаційному листі ДПС України № 2/2023                               за посиланням  https://tax.gov.ua/data/material/000/544/656891/InfoList2_2023.pdf .

Головне управління ДПС у Полтавській області